Kiểm soát hàng tồn kho là một đặc trưng trong giáo trình của một số kỳ thi ACCA. Các lĩnh  vực thường được kiểm tra trong các kỳ thi này là:  

 xác định số lượng đặt hàng tối ưu (EOQ) – tính toán để đánh giá có bao nhiêu đơn vị của  một mặt hàng tồn kho cụ thể cần đặt hàng tại một thời điểm  

 tìm mức đặt hàng lại tối ưu (ROL tối ưu) – cung cấp ý tưởng về mức mà hàng tồn kho có  thể được phép giảm xuống trước khi đặt hàng thêm  

 thảo luận về các khía cạnh thực tế khác nhau trong quản lý hàng tồn kho – thường được  các sinh viên không có kinh nghiệm thực tế gọi là phần kiểm tra’lý thuyết’.  

Ưu và nhược điểm của việc nắm giữ hàng tồn kho (HTK)  

Cơ sở tính toán lý thuyết của EOQ và ROL tối ưu là có những ưu điểm và nhược điểm của  việc nắm giữ hàng tồn kho (mua hàng tồn kho với số lượng lớn hoặc nhỏ). Những lợi thế bao  gồm:  

 sự cần thiết phải đáp ứng nhu cầu của khách hàng  

 tận dụng giảm giá số lượng lớn  

 giảm tổng chi phí đặt hàng lại hàng năm  

Những nhược điểm bao gồm:  

 chi phí lưu trữ  

 chi phí sử dụng vốn gắn liền với hàng tồn kho  

 hàng hóa xuống cấp, lỗi thời và trộm cắp  

Mục đích đằng sau các tính toán của EOQ và ROL là cân nhắc những điều trên; và những ưu  nhược điểm khác và để tìm ra mức dung hòa phù hợp.  

EOQ  

Khi xác định số lượng đặt hàng tại một thời điểm, một doanh nghiệp sẽ nhận thấy:  

 khi số lượng đặt hàng tăng lên, hàng tồn kho trung bình tăng lên và tổng chi phí để nắm  giữ hàng tồn kho tăng lên  

 khi số lượng đặt hàng tăng, số lượng đơn đặt hàng giảm và tổng chi phí đặt hàng hàng  năm giảm. 

Tổng chi phí nắm giữ và đặt hàng lại hàng năm lúc đầu giảm, sau đó tăng lên. Điểm mà tại  đó chi phí liên quan đến hàng tồn kho tối thiểu là EOQ, được minh họa bằng biểu đồ trong  Hình 1.  

Hình 1 

Annual cost: chi phí hàng năm  

Total holding: Tổng chi phí nắm giữ HTK  

Reorder: Ngưỡng đặt hàng lại  

Order quantity: số lượng đặt hàng  

Cách thức tính toán EOQ dựa trên một số giả định nhất định, bao gồm:   giá mua cố định  

 nhu cầu liên tục và thời gian giao hàng liên tục  

 chi phí nắm giữ phụ thuộc vào lượng hàng tồn kho trung bình  

 chi phí đặt hàng độc lập với số lượng đặt hàng  

Các giả định dẫn đến một mô hình hàng tồn kho có thể được minh họa bằng đồ họa như Hình  2.  

Hình 2

Inventory level: mức tồn kho  

Time: thời gian  

Công thức 

CH = chi phí lưu giữ một đơn vị hàng tồn kho trong một năm  

CO = chi phí đặt hàng  

D = nhu cầu hàng năm  

Ngoài ra:  

TOC = tổng chi phí đặt hàng hàng năm  

THC = tổng chi phí lưu giữ hàng năm  

Q = số lượng đặt hàng  

thì:  

hàng tồn kho trung bình = Q/2  

THC = Q/2 × CH  

và:  

số lần đặt hàng trong năm = D/Q  

TOC = D/Q × CO  

Tổng chi phí hàng năm (bị ảnh hưởng bởi số lượng đặt hàng) là:  C = THC + TOC = Q/2 × CH + D/Q × CO  

Công thức này không được cung cấp trong các kỳ thi – cần được hiểu (và ghi nhớ).  Công thức tính EOQ 

Sử dụng Công thức EOQ  

Bạn cần quan tâm đến những con số đưa vào công thức, đặc biệt là trong các câu hỏi trắc nghiệm. Các lĩnh vực cần chú ý:  

1. Chi phí liên quan – chỉ bao gồm những chi phí bị ảnh hưởng bởi số lượng đặt hàng. Chỉ bao gồm chi phí lưu giữ (tổng cộng trong một năm) sẽ tăng gấp đôi nếu đặt hàng gấp đôi số lượng tại một thời điểm. (Do đó, lương cố định cho thủ kho hoặc nhân viên bộ phận mua hàng sẽ bị loại trừ.)  
2. Số lượng nhất quán – Nhu cầu hàng năm và chi phí nắm giữ một đơn vị trong một năm không thay đổi. Chi phí lưu giữ và chi phí đặt hàng lại phải bằng đồng đô la hoặc cả hai bằng đồng xu (cent).  

Giảm giá khi đặt hàng số lượng lớn 

Một khuynh hướng phổ biến đối với các câu hỏi thi là yêu cầu sinh viên đánh giá xem liệu việc giảm giá khi mua hàng có số lượng lớn có đáng để thực hiện hay không. Khi giá giảm, tổng chi phí lưu giữ hàng năm sẽ tăng nếu nhiều hàng tồn kho được đặt hàng tại một thời điểm, vì vậy vấn đề này cần được xe xét.  

Cách tiếp cận phổ biến là thử và sửa. Điều này liên quan đến việc tính tổng chi phí hàng năm (chi phí lưu kho, chi phí đặt hàng lại và chi phí mua hàng) ở mức EOQ và ở (các) mức mà chiết khấu được áp dụng. Hình 3 cho thấy tổng chi phí (hiện bao gồm cả chi phí mua hàng tồn kho) được biểu thị dựa trên số lượng đặt hàng có kết hợp chiết khấu.  

Hình 3

Total cost: tổng chi phí  

Order quantity: số lượng đặt hàng  

Điểm A biểu thị chi phí theo số lượng đặt hàng được chỉ định bởi EOQ. Nếu hàng tồn kho được đặt hàng với số lượng lớn hơn, tổng chi phí sẽ tăng lên điểm B1, tại giai đoạn này sẽ có chiết khấu số lượng lớn, đưa chi phí xuống điểm B. Mọi tính toán sẽ liên quan đến việc tìm ra chi phí nào trong số A, B hoặc C là thấp nhất, như Ví dụ 1 sau đây:  

Ví dụ 1  

Công ty TNHH Moore sử dụng 5.000 đơn vị nguyên vật liệu mỗi tháng. Chi phí mua vật liệu là 4 đô la cho mỗi đơn vị, chi phí giao hàng của nhà cung cấp là 25 đô la cho mỗi đơn hàng và chi phí đặt hàng nội bộ là 2 đô la cho mỗi đơn hàng. Tổng chi phí nắm giữ hàng năm là $1 trên mỗi đơn vị. Nhà cung cấp giảm giá 1% nếu mua 4.000 đơn vị nguyên vật liệu tại một thời điểm.  

Yêu cầu:  

1. Thiết lập số lượng đặt hàng tối ưu (EOQ) và chi phí hàng tồn kho, bỏ qua các cơ hội giảm giá.  
2. Xác định xem có nên chấp nhận đề nghị giảm giá hay không.  Ví dụ 1 lời giải 

Sắp xếp lại các cấp độ  

Cũng quan trọng như việc đặt hàng mỗi lần bao nhiêu là câu hỏi về thời điểm đặt thêm hàng tồn kho. Nếu một đơn đặt hàng được đặt quá muộn, khi lượng hàng tồn kho được cho phép ở mức quá thấp, tình trạng ‘hết hàng’ sẽ xảy ra, dẫn đến ngừng sản xuất hoặc giảm doanh thu, hoặc có thể cả hai. 

Nếu các đơn đặt hàng được đặt quá sớm, khi vẫn còn nhiều hàng hóa trong kho, thì mức tồn  kho và chi phí lưu kho sẽ cao một cách không cần thiết. Khi nói đến việc tính toán các mức  đặt hàng lại, có thể hình dung ra ba nhóm tình huống.  

Thời gian giao hàng bằng không 

‘Thời gian giao hàng’ là khoảng thời gian giữa việc đặt hàng với nhà cung cấp và đơn hàng về  đến công ty. Không chắc rằng có thể được giảm xuống bằng không hay không – đòi hỏi các  nhà cung cấp hợp tác hiệu quả. Nếu có thể, mức đặt hàng lại bằng 0 có thể được thông  qua. Một doanh nghiệp có thể chỉ cần đợi cho đến khi hết hàng tồn kho, bắt đầu đặt và hàng  tồn kho sẽ đến ngay lập tức.  

Nhu cầu không đổi, thời gian giao hàng xác định  

Giả định về nhu cầu không đổi phù hợp với các giả định trong công thức EOQ. Nếu nhà cung  cấp mất một thời gian để cung cấp hàng hóa, cần phải đặt hàng trước khi hết hàng. Hình 4  minh họa vấn đề và giải pháp của việc này.  

Hình 4 

Inventory level: mức tốn kho  

Order placed: hàng đã đặt  

Lead time: thời gian đặt hàng  

Order arrives: hàng về kho  

Time : thời gian  

Ví dụ, nếu thời gian giao hàng là năm ngày, một đơn đặt hàng phải được đặt trước khi hết  hàng tồn kho. Cụ thể, đơn đặt hàng nên được đặt khi vẫn còn đủ hàng trong năm ngày, nghĩa  là:  

Mức đặt hàng lại (ROL) = Nhu cầu trong thời gian chờ hang về 

Vì vậy, nếu thời gian giao hàng cho một mặt hàng tồn kho cụ thể là năm ngày và nhu cầu  hàng ngày là 30 đơn vị, thì mức đặt hàng lại sẽ là năm ngày với 30 đơn vị mỗi ngày, 150 đơn  vị.  

Nhu cầu thay đổi trong thời gian chờ hang về  

Nếu nhu cầu trong thời gian chờ hang về thay đổi, có thể được mô tả bằng một số dạng phân  phối xác suất. Lấy ví dụ trước về nhu cầu trong thời gian chờ đợi là 150 đơn vị, chúng ta xem  xét khả năng nhu cầu tăng lên hoặc giảm xuống thấp hơn 150 đơn vị.  

Lưu ý: Việc kiểm soát hàng tồn kho cũng có một số vấn đề. Công thức EOQ tính nhu cầu (và  thời gian giao hàng) đối với một mặt hàng tồn kho là không đổi. Trên thưc tế, khả năng nhu  cầu thay đổi hoặc thay đổi theo thời gian hoặc cả hai cùng thay đổi có thể xảy ra. Các giáo  trình ACCA ở các cấp độ đều tránh mọi thảo luận về sự không chắc chắn hoặc phân bố xác  suất. Tuy nhiên, sự không chắc chắn về nhu cầu trong kiểm soát hàng tồn kho đã xuất hiện  trong các kỳ thi.  

Một công ty có thể đặt hàng với nhà cung cấp khi hàng tồn kho giảm xuống còn 150 đơn vị  (nhu cầu trung bình trong thời gian giao hàng). Tuy nhiên, có 33% khả năng (0,23 + 0,08 +  0,02 = 0,33) rằng nhu cầu sẽ vượt quá mức đặt hàng lại này và doanh nghiệp sẽ gặp vấn đề. Do  đó, nên tăng mức đặt hàng lại bằng một lượng ‘hàng tồn kho dự trữ’ (hàng tồn kho an toàn).  

Hàng tồn kho dự trữ  

Hàng tồn kho dự trữ đơn giản là số lượng mà ROL vượt quá nhu cầu trung bình trong thời  gian chờ hang về. Lượng hàng này là cần thiết khi có sự không chắc chắn về nhu cầu trong  thời gian chờ để giảm khả năng hết hàng tồn kho và giảm chi phí cho những thiếu hụt đó.  

Nếu ROL là 160 đơn vị được thông qua, điều này sẽ tương ứng với lượng hàng tồn kho dự  trữ là 10 đơn vị (và giảm khả năng hết hàng tồn kho xuống 0,08 + 0,02 = 0,1 hoặc 10%). ROL  là 170 tương đương với lượng hàng dự trữ là 20 và giảm khả năng hết hàng xuống 2% và  ROL là 180 ngụ ý 30 đơn vị hàng tồn kho được dự trữ (và không có khả năng hết hàng).  

Ngưỡng đặt hàng lại tối ưu  

Vấn đề bây giờ là làm thế nào để tính toán ROL tối ưu. Có hai cách phổ biến để xác định mức  đặt hàng lại phù hợp (nếu có sẵn thông tin): 

1. Cách tiếp cận dạng bảng – Tính toán, đối với mỗi ROL có thể có (từng mức tồn kho dự  trữ) chi phí lưu giữ các mức tồn kho dự trữ khác nhau và chi phí phát sinh nếu hang tồn  kho dự trữ không đủ (chi phí ‘hết hàng’). Mức đặt hàng lại tối ưu là mức mà tại đó tổng  chi phí tồn kho và chi phí hết hàng là nhỏ nhất.  
2. Cách tiếp cận ‘cấp độ dịch vụ’ – Một doanh nghiệp phải xác định mức độ dịch vụ phù hợp  (xác suất nhỏ có thể chấp nhận được rằng họ sẽ hết hàng tồn kho) và sẽ cần biết bản chất  của phân phối xác suất cho nhu cầu trong thời gian chờ đợi. Hai yếu tố này sẽ được sử  dụng để tìm một ROL phù hợp.