Kiểm toán nội bộ!!! Tại sao không?

Hầu hết các chủ sở hữu doanh nghiệp đều có vẻ sợ hãi khi họ nghe thấy từ ‘kiểm toán’ bởi vì từ này gắn liền với các khoản thuế phải nộp và nhiều giấy tờ phức tạp. Nhưng thực ra bạn không nên sợ kiểm toán. Trên thực tế, các cuộc kiểm toán có thể là một cách để bạn cải thiện được hoạt động kinh doanh và tối đa hóa hiệu quả hoạt động. Nếu bạn không có hệ thống kiểm toán nội bộ riêng thì đã đến lúc xem xét việc thuê ngoài một đội ngũ kế toán để họ giúp bạn đề xuất các phương án thực hiện kiểm toán tối ưu nhất.

Kiểm toán nội bộ là gì?

Kiểm toán nội bộ là quy trình bổ nhiệm nhân sự hoặc nhà cung cấp dịch vụ kế toán để đưa ra các đánh giá độc lập và khách quan về tình hình tài chính trong doanh nghiệp của bạn. Quy trình này giúp bạn xác định những lĩnh vực cần được cải thiện để bạn tránh được các vấn đề lớn có thể phát sinh trong tương lai.

Kiểm toán nội bộ là phương pháp chủ động để xác định các nhu cầu cần thiết của công ty bạn. Giống như việc bạn thay dầu và bảo dưỡng máy móc thường xuyên, bạn cũng cần phải chủ động thực hiện các biện pháp dự phòng cho những rủi ro hoặc tổn thất có thể phát sinh trong tương lai. Những việc làm hiện giờ của bạn sẽ đảm bảo các quy trình tại doanh nghiệp bạn hoạt động bình thường và để chắc chắn rằng bạn vẫn đang điều hành công ty theo đúng hướng. Đồng thời, qua đó bạn có thể xác định được những lĩnh vực hoặc bộ phận cần được cải thiện để đạt được hiệu suất hoạt động cao hơn trong tương lai.

Kiểm toán sẽ giúp bạn thay đổi quy trình cũng như thiết lập mục tiêu hoạt động trong tương lai.

Tại sao bạn cần lên kế hoạch kiểm toán nội bộ?

Mặc dù việc lên kế hoạch kiểm toán chiếm rất ít thời gian và sức lực nhưng nó lại là cách tốt nhất để bạn có thể thúc đẩy được tốc độ tăng trưởng của doanh nghiệp bạn. Dưới đây là một số lợi ích mà bạn có thể đạt được từ kiểm toán nội bộ:

• Mang lại hiệu quả làm việc cao nhất. Vì cuộc kiểm toán cần có tính minh bạch nên quy trình này sẽ giúp các nhà quản lý và nhân viên làm việc với hiệu suất cao nhất. Khi mọi người biết công việc của bản thân đang được theo dõi và giám sát thì họ sẽ cố gắng làm việc để đạt được kết quả kỳ vọng, từ đó năng suất làm việc sẽ được cải thiện.
• Giảm rủi ro gian lận: Bất kể công ty bạn hoạt động trong lĩnh vực nào thì việc chủ động bảo vệ và ngăn ngừa rủi ro gian lận cho công ty luôn là điều hết sức cần thiết. Các kiểm toán viên sẽ xác định các sai sót hoặc vấn đề đã phát sinh. Đồng thời, họ cũng có thể định vị được những điểm yếu của hệ thống để làm giảm xác suất xảy ra gian lận trong tương lai. Kể cả khi bạn muốn tin tưởng nhân viên và khách hàng của bạn thì điều quan trọng hơn cả là có biện pháp bảo vệ để giảm thiểu cơ hội phát sinh trộm cắp hoặc các hành vi bất chính. Kiểm toán không chỉ giúp ngăn chặn các hành vi không trung thực của nhân viên và khách hàng mà nó còn làm giảm các rủi ro liên quan đến an ninh mạng.
• Đo lường tiến độ thực hiện: Từ kết quả của cuộc kiểm toán, thật dễ dàng để nhìn xem công ty bạn có đang phát triển hay không trong khi bạn không có cái nhìn rõ ràng về tiến trình thực hiện. Khi bạn đưa ra các quyết định lớn về việc thuê ngoài, phát triển kinh doanh… thì điều quan trọng là tính minh bạch sẽ có sẵn để hỗ trợ bạn đưa ra các quyết định.
• Duy trì tính tuân thủ: Điều quan trọng là bạn phải đảm bảo thực hiện tất cả các hoạt động cần thiết để duy trì tính tuân thủ. Ví dụ, các công ty chăm sóc sức khỏe cần kiểm toán cách thức lưu trữ dữ liệu và hạch toán để đảm bảo tuân thủ những quy định của Luật HIPPA (Luật về tính linh hoạt và trách nhiệm bảo hiểm sức khỏe). Hầu hết các công ty đều đưa ra các yêu cầu về tính tuân thủ để đáp ứng quy trình thanh toán và các khía cạnh khác trong quá trình vân hành doanh nghiệp.

Khi nào công ty bạn nên thực hiện kiểm toán nội bộ?

Bạn có thể lựa chọn khung thời gian thực hiện các cuộc kiểm toán nội bộ. Một số chủ doanh nghiệp lựa chọn thực hiện kiểm toán toàn bộ hệ thống trong khi những người khác lại muốn kiểm toán viên tập trung vào một lĩnh vực cụ thể của doanh nghiệp. Ví dụ, bạn có thể yêu cầu kiểm toán viên tập trung vào các sổ sách kế toán để đảm bảo các số liệu và chứng từ chính xác phục vụ công tác kê khai thuế.

Dưới đây là một số mốc thời gian có thể thực hiện kiểm toán:

• Trước khi thu hút đầu tư hoặc vay vốn: Nếu bạn đang muốn thu hút các nhà đầu tư vào một dự án hoặc đang cần vay vốn để thực hiện hoạt động kinh doanh thì hãy chuẩn bị sẵn sàng về các thông tin tài chính của bạn trước cuộc kiểm tra kỹ lưỡng sắp tới. Có thể sẽ khá rắc rối nếu thông tin trình bày trước các nhà đầu tư không chính xác. Thay vào đó, hãy thực hiện một cuộc kiểm toán để đảm bảo báo cáo tài chính của bạn không còn sai sót.
• Xác định được sai phạm. Gần đây bạn có được thông báo về các sai phạm trong sổ sách kế toán của công ty bạn hay không? Nếu câu trả lời là có thì đây có thể là một vấn đề đáng báo động rằng các vấn đề khác cũng cần được soát xét và hiệu chỉnh. Đó là lý do tại sao kiểm toán nội bộ là cần thiết để bạn có thể theo dõi được mọi thứ. Kiểm toán viên có thể xác định các sai sót và đưa ra các khuyến nghị để sửa chữa các sai lệch. Kể cả những sai lệch nhỏ cũng có thể tăng lên theo thời gian, khiến bạn tốn nhiều chi phí hơn trong tương lai.
• Xảy ra các vấn đề về dòng tiền: Có phải bạn đang trong khoảng thời gian rất khó khăn để xác định nguyên nhân của các vấn đề về dòng tiền phát sinh trong công ty bạn? Nếu bạn đang gặp phải các vấn đề như có doanh thu nhưng không đủ tiền chi trả các hóa đơn thì rất có thể hệ thống nội bộ của bạn đang không hoạt động hiệu quả và cần được hiệu chỉnh. Ví dụ, có thể bạn đã không chú ý tới các khoản chi phí hàng tháng và trả quá nhiều tiền vào các chi phí chung. Lúc này, một cuộc kiểm toán có thể giúp bạn tìm ra các phương pháp để cắt giảm chi phí và tối đa hóa lợi nhuận.
• Lịch kiểm toán định kỳ: Bạn không có một lý do cụ thể nào để thực hiện kiểm toán nội bộ. Như vậy, bạn có thể thiết lập một lịch kiểm toán để chủ động trong việc thực hiện mục tiêu kinh doanh của bạn. Bên cạnh đó, một cuộc kiểm toán là cần thiết để ngăn chặn các vấn đề có thể phát sinh trong tương lai.