Mặc dù tài khoản phải trả thương mại trong sổ cái cung cấp thông tin tổng quan về tổng số tiền nợ của tất cả các nhà cung cấp tín dụng, nhưng vẫn phải duy trì các hồ sơ giao dịch riêng biệt với từng nhà cung cấp riêng lẻ và những hồ sơ này phải chính xác. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ thảo luận về lý do duy trì hồ sơ giao dịch chính xác với các nhà cung cấp riêng lẻ và phác thảo cách đối chiếu có thể được sử dụng để xác định lỗi trong các hồ sơ kế toán.

Tại sao tài khoản nhà cung cấp cá nhân cần thiết?

Duy trì mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp là điều quan trọng đối với các đơn vị, nếu không, những nhà cung cấp đó có thể không sẵn sàng cung cấp các điều khoản tín dụng thuận lợi hoặc có thể chọn không cung cấp thêm bất kỳ hàng hóa hoặc dịch vụ nào. Ví dụ: điều này có thể xảy ra khi khách hàng có lịch sử không thanh toán trong thời hạn đã thỏa thuận. Ngược lại, khách hàng thường xuyên có lịch sử tín dụng tốt có nhiều khả năng nhận được ưu đãi như chiết khấu thương mại và thời hạn tín dụng dài hơn.

Nếu không duy trì hồ sơ tài khoản nhà cung cấp chính xác, sẽ rất dễ bỏ lỡ thời hạn thanh toán hoặc quên hoàn toàn hóa đơn mua hàng. Mặc dù số dư các khoản phải trả thương mại trong sổ cái cung cấp thông tin tổng quan về tổng số tiền nợ của tất cả các nhà cung cấp tín dụng, nhưng nó không hữu ích khi xác định số tiền nợ của các nhà cung cấp riêng lẻ . Hồ sơ tài khoản nhà cung cấp được bảo quản kém cũng khiến cho các lỗi khó phát hiện hơn – cả lỗi trong hồ sơ kế toán của chính khách hàng và của nhà cung cấp.

Làm thế nào một đơn vị có thể xác minh số tiền nợ nhà cung cấp?

Khi việc bán hàng thường xuyên được thực hiện cho phép trả sau, thông lệ tốt là bên bán gửi bản sao kê công nợkhách hàng cho khách hàng mua chịu – điều này có thể được gọi là ‘bản sao kê công nợ”. Đây là tài liệu bao gồm một khoảng thời gian cụ thể và cho khách hàng biết số tiền họ nợ vào đầu khoảng thời gian đó, các giao dịch khác nhau đã ảnh hưởng đến số tiền này (ví dụ: hóa đơn tiếp theo, giấy báo có và số tiền đã thanh toán) và hiển thị số dư hiện tại trên tài khoản của khách hàng vào cuối chu kỳ.

Từ phía khách hàng, tài liệu họ nhận được có thể được họ gọi là ‘bản xác nhận công nợ của nhà cung cấp’. Đây là một tài liệu nguồn quan trọng có thể được sử dụng để đối chiếu và xác minh dữ liệu trong hệ thống kế toán liên quan đến nhà cung cấp đó.

Một doanh nghiệp có thể tạo ra ‘báo cáo công nợ nhà cung cấp’ của riêng mình từ hồ sơ kế toán của họ, sau đó gửi cho các nhà cung cấp để xác nhận số dư còn nợ nhưng điều này không phổ biến như tạo báo cáo công nợ phải thu cho khách hàng. Vì mục đích của các kỳ thi FA1, FA2 và FFA, chúng tôi sẽ giả định rằng ‘sao kê công nợ của nhà cung cấp’ là tài liệu nhận được từ nhà cung cấp.

Tại sao có thể có sự khác biệt giữa số dư trong sổ kế toán và sao kê công nợ từ nhà cung cấp?

Có nhiều lý do tại sao hồ sơ kế toán của một công ty có thể hiển thị số tiền nợ nhà cung cấp khác với số tiền có thể được hiển thị trên sao kê công nợ từ nhà cung cấp. Bao gồm:

• Khoản thanh toán của khách hàng mà nhà cung cấp chưa nhận được (nghĩa là chênh lệch về thời gian)
• Phân bổ số tiền thanh toán vào hóa đơn mua hàng cho nhà cung cấp sai
• Bút toán ghi có không được xử lý
• Giấy báo nợ chưa được xử lý
• Chiết khấu không được hạch toán chính xác
• Lỗi chuyển khoản khi nhập thông tin từ hóa đơn mua hàng vào hệ thống kế toán

Ví dụ minh họa 1

Hồ sơ kế toán của Amelia cho thấy khoản nợ nhà cung cấp Charles là $650 vào ngày 30 tháng 9 năm 20X5.

Vào ngày 5 tháng 10 năm 20X5, Amelia nhận được sao kê công nợ từ Charles cho biết tổng số tiền còn nợ vào ngày 30 tháng 9 năm 20X5 là 750 đô la.

Vì sao lại số tiền nợ được thông báo lại khác với số tiền nợ thực tế?

1. Amelia đã nhập sai hóa đơn mua hàng trị giá 300 đô la vào hệ thống kế toán của mình thành 400 đô la
2. Amelia đã gửi séc 100 đô la vào ngày 30 tháng 9 năm 20X5 để thanh toán một hóa đơn nhưng Charles vẫn chưa nhận được
3. Charles đã gửi giấy báo có cho Amelia với số tiền 100 đô la vào ngày 30 tháng 9 năm 20X5 nhưng Amelia vẫn chưa nhận được
4. Amelia đã cố gắng gửi giấy báo nợ – debit note cho Charles với số tiền 100 đô la vào ngày 30 tháng 9 năm 20X5, chính thức yêu cầu Charles xuất giấy báo có – giảm nợ. Amelia vô tình ghi nhận như một hóa đơn mua hàng. Charles chưa nhận được hóa đơn.

Đáp án đúng là:

1. Amelia đã gửi séc 100 đô la vào ngày 30 tháng 9 năm 20X5 để thanh toán một hóa đơn chưa thanh toán nhưng Charles vẫn chưa nhận được.

Trong hồ sơ kế toán của chính mình, Amelia sẽ ghi nhận khoản thanh toán 100 đô la và giảm tổng số tiền nợ Charles. Vì Charles chưa nhận được séc nên 100 đô la này vẫn được hiển thị là nợ của Amelia. Đó không phải là lỗi mà là sự khác biệt về thời gian. Charles sẽ cập nhật hồ sơ kế toán của mình sau khi nhận được séc.

Câu trả lời không thể là A hoặc C vì cả hai trường hợp sẽ dẫn đến số tiền nợ Charles cao hơn 100 đô la trong hồ sơ kế toán của Amelia.

Đây cũng là trường hợp của D , mặc dù sự khác biệt 100 đô la sẽ được giải thích là do Amelia gửi một giấy ghi nợ cho Charles mà anh ấy chưa nhận được, nhưng thực tế đây không phải là đáp án. Thay vào đó, Amelia đã vô tình xử lý như một hóa đơn mua hàng thay vì ghi giảm nợ. Nếu điều này xảy ra, số dư trong hồ sơ kế toán của Amelia thể hiện là nợ Charles sẽ cao hơn 100 đô la so với sao kê từ nhận được từ Charles. Vì vậy câu trả lời không thể là D .

Ví dụ minh họa 2

Morag thường xuyên mua hàng hóa từ Halima và hồ sơ kế toán của Morag cho thấy các giao dịch sau với Halima trong tháng 2 năm 20X2:

Tài khoản nhà cung cấp

Vào ngày 7 tháng 3 năm 20X2, Morag nhận được thông báo công nợ từ Halima.

Một đoạn trích từ sao kê của nhà cung cấp dưới đây:

Trích từ sao kê công nợ của nhà cung cấp nhận được từ Halima

Morag đã bắt đầu đối chiếu giữa hồ sơ kế toán của cô ấy và sao kê công nợ của nhà cung cấp.

Tất cả các giao dịch mua đều phải chịu thuế giá trị gia tăng ở mức 20%.

Khẳng định nào sau đây là đúng?

1. Morag có thể đã mắc lỗi chuyển vị khi nhập hóa đơn mua hàng được tham chiếu ‘Inv105’ vào hệ thống kế toán của cô ấy
2. Giấy ghi có được tham chiếu ‘CN1-116’ không chính xác vì nó không khớp với toàn bộ giá trị của hóa đơn bán hàng được tham chiếu ‘Inv116’
3. Trong báo cáo nhà cung cấp nhận được từ Halima, số tiền phải trả không bao gồm thuế bán hàng
4. Theo hồ sơ kế toán của Morag, cô ấy hiện đang nợ Halima $510,00

Đáp án đúng là:

1. Morag có thể đã mắc lỗi chuyển vị khi nhập hóa đơn mua hàng có tham chiếu ‘Inv105’ vào hệ thống kế toán của mình.

Vì có sự khác biệt trong cả hồ sơ kế toán của Morag và Halima liên quan đến hóa đơn có tham chiếu ‘Inv105’, Morag hoặc Halima đã mắc lỗi khi xử lý hóa đơn. Có thể Morag đã mắc lỗi khi ghi nhận hóa đơn mua hàng với số tiền thực là $145 và tính thuế bán hàng ở mức 20% trên cơ sở đó. Nếu hóa đơn mua hàng liên quan đến giao dịch mua trị giá 415 đô la, thì tổng số tiền phải trả cho Halima sẽ là 498 đô la (415 đô la x 120/100) và sẽ khớp với sao kê của Halima.

Câu trả lời không thể là B vì các giấy ghi có không nhất thiết phải được phát hành cho toàn bộ số tiền của hóa đơn. Ví dụ: mặc dù giấy ghi có được tham chiếu ‘CN1-116’ chỉ bao gồm một nửa số tiền của hóa đơn mua hàng ban đầu, nó có thể liên quan đến một lô hàng chỉ bị hư hỏng một nửa.

Câu trả lời không thể là C vì số tiền phải trả cho Halima sẽ bao gồm thuế GTGT. Morag sẽ thanh toán tổng số tiền (tức là số tiền đã bao gồm thuế GTGT) cho Halima đối với bất kỳ hàng hóa nào được mua và Halima sẽ chịu trách nhiệm thanh toán mọi khoản thuế phải trả cho cơ quan thuế.

Cuối cùng, câu trả lời không thể là D vì số dư $510 hiển thị là đến hạn nằm trong hồ sơ kế toán của Halima. Có khả năng đây là số tiền chính xác do Morag phải trả (giả sử không có lỗi nào khác ngoài Inv105) nhưng sao kê từ nhà cung cấp nhận được hiện không phản ánh hồ sơ kế toán của Morag.

Sau khi Morag có thể xác định rằng lý do dẫn đến sự khác biệt giữa hồ sơ kế toán của cô ấy và sao kê công nợ của nhà cung cấp là do lỗi khi cô ấy ghi nhận hóa đơn Inv105, bản đối chiếu do Morag tạo ra có thể như sau:

Bằng cách đối chiếu này, Morag có thể tự thuyết phục rằng sẽ không có bất kỳ sai sót nào nữa. Có khả năng Morag sau đó sẽ ưu tiên thanh toán hóa đơn Inv105 để cô ấy không bỏ lỡ bất kỳ thời hạn thanh toán nào. Nếu cô ấy thanh toán hóa đơn muộn, thì nên thanh toán càng sớm càng tốt và liên hệ với Halima để giải thích tình hình.

Tóm tắt

Duy trì theo dõi tài khoản nhà cung cấp chính xác giúp giảm rủi ro sai sót trong tài khoản và sẽ ít rủi ro thanh toán trễ hoặc thanh toán sai số tiền cho nhà cung cấp. Bằng cách thực hiện đối chiếu giữa hồ sơ kế toán và bất kỳ sao kê công nợ nào của nhà cung cấp nhận được, có thể sớm phát hiện ra các lỗi hoặc sự khác biệt để có thể được điều tra và thảo luận với nhà cung cấp. Xử lý những sai sót như vậy một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp là chìa khóa để duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung cấp.