Một công ty cần lập dự toán tiền để đảm bảo rằng có đủ tiền trong doanh nghiệp để đạt được các mức  hoạt động do ngân sách chức năng đặt ra 

Hãy xem xét các số liệu bán hàng sau đây cho một công ty mới thành lập chuyên sản xuất hộp kim loại: 

Số liệu này dựa trên các đơn đặt hàng mà khách hàng đã đặt với công ty. Tuy nhiên, doanh thu bán hàng  không nhất thiết phải bằng dòng tiền thu vào. Để đảm bảo các đơn đặt hàng, đội ngũ bán hàng đã phải thương  lượng các điều khoản thanh toán với khách hàng. Chỉ 10% khách hàng đồng ý thanh toán ngay. Số khách hàng  còn lại, 60% đồng ý trả sau 1 tháng và 40% trả sau 2 tháng. Trong ngành công nghiệp hộp kim loại, người ta  biết rằng 2% khách hàng mua chịu không bao giờ thanh toán (vì họ ngừng kinh doanh hoặc tranh chấp hóa  đơn, do vậy số tiền thu được của khách hàng sau hai tháng chỉ còn là 38%). Khi công ty biết rõ các điều khoản  thanh toán và khoản nợ không thể thu hồi ước tính,họ có thể lập ngân sách dòng tiền vào từ kế hoạch bán hàng  như sau: 

W1 Trong tổng số 300 đô la doanh thu tháng 1, 30 đô la thanh toán ngay lập tức, do đó 270 đô la là doanh thu  bán chịu của 270 đô la này, 60% sẽ được nhận một tháng sau đó, tức là vào tháng 2 và 38% sau hai tháng, tức  là vào tháng ba. Hãy nhớ rằng khoản nợ 2% không thể thu hồi sẽ không bao giờ xuất hiện là dòng tiền. 

Vì vậy, công ty có thể thấy rằng mặc dù số liệu doanh thu bán hàng có thể tốt nhưng vẫn có sự chậm trễ giữa  việc bán hàng và thu tiền. Ví dụ, các chi phí như nhân công, vật liệu và chi phí chung có thể phải được thanh  toán trước khi tiền từ việc bán hàng thu được. Điều này có thể dẫn đến các vấn đề thanh khoản nghiêm trọng  nếu không được quản lý đúng cách.

Nếu công ty có chi phí nhân công bằng 20% giá vốn hàng bán, chi phí nguyên vật liệu bằng 25% giá vốn hàng bán và chi phí chung bằng 15% giá vốn hàng bán, thì ngân sách chức năng sẽ như sau : 

Công ty có thể thấy rằng có tỷ suất lợi nhuận gộp là 40%, được coi là tốt cho ngành hộp kim loại nhưng lợi  nhuận tốt không có nghĩa là dòng tiền tốt. 

Hãy xem xét rằng tiền lương được trả hàng tuần nhưng trả sau một tuần và có bốn tuần trong tháng Giêng và  tháng Hai và năm tuần trong tháng Ba. Dòng tiền chi cho chi phí nhân công sẽ là: 

Nhà cung cấp vật liệu sẽ không cho phép công ty hộp kim loại có bất kỳ khoản tín dụng nào vì đây là một công  ty mới thành lập,họ không có hồ sơ thanh toán các khoản nợ. Nhà cung cấp vật liệu cũng nhận thức được rằng  các công ty mới thường thất bại và ngừng hoạt động, do đó dễ gây ra khoản nợ không thể thu hồi. Do đó, nhà  cung cấp yêu cầu thanh toán bằng tiền mặt tại thời điểm giao hàng cho tất cả các nguyên vật liệu đã mua. Tuy  nhiên, công ty hộp kim loại phải mua vật liệu trước khi chúng được sản xuất thành hộp (do đó, ngân sách mua  vật liệu khác với ngân sách sử dụng vật liệu). Một nửa số vật liệu cần thiết cho nhu cầu sản xuất phải được  mua và thanh toán trong tháng trước khi bán, 50% còn lại có thể được mua và thanh toán trong tháng mà các  hộp kim loại được sản xuất và bán. Do đó, dòng tiền chi cho việc mua nguyên vật liệu sẽ là: 

Bây giờ chúng ta hãy xem xét đến các chi phí hoạt động. Chi phí sản xuất chung được thanh toán trong tháng  phát sinh. Bao gồm trong các số liệu ở trên là khoản phí khấu hao 10.000 đô la hàng tháng. Khấu hao là một  khoản mục không chi tiền và không được đưa vào dòng tiền. Công ty sẽ thanh toán bằng tiền khi mua tài sản  cố định và có thể thu được tiền mặt khi bán tài sản, nhưng khấu hao là một khoản điều chỉnh trong tài khoản  và không phải là dòng tiền phải trả. Do đó, dòng tiền chi cho chi phí chung là:

Giờ đây, công ty hộp kim loại có thể kết hợp tất cả các yếu tố của ngân sách dòng tiền lại với nhau. Chúng ta sẽ chỉ xem xét giao dịch trong ba tháng đầu tiên. Vào đầu tháng Giêng, công ty hộp kim loại có $150.000 tiền  mặt trong tài khoản ngân hàng. 

Ngân sách tiền sử dụng vào việc gì? 

Công ty hộp kim loại hiện biết rằng mặc dù cả dự báo doanh thu và tỷ suất lợi nhuận đều tốt trong ba tháng  đầu năm, nhưng vào tháng Hai, công ty sẽ bị thâm hụt tiền mặt. Các giám đốc công ty có thể cân nhắc trước  về cách tài trợ cho khoản thâm hụt này. Vào tháng 3, công ty sẽ có một khoản thặng dư tiền mặt khá lớn và  các giám đốc sẽ xem xét đầu tư số tiền mặt này để tối đa hóa lợi ích cho công ty. Ví dụ: nếu công ty cần mua  một tài sản dài hạn trị giá 60.000 đô la trong ba tháng đầu tiên, công ty sẽ đảm bảo rằng họ có thể được thanh  toán vào tháng Ba chứ không phải tháng Hai. 

Ngân sách tiền cũng có thể được sử dụng để giúp chuẩn bị báo cáo ngân sách về tình hình tài chính, một phần  của ngân sách tổng thể của công ty. Chúng ta đã biết rằng số dư tiền được lập ngân sách là 94.000 đô la vào  cuối giao dịch của quý đầu tiên nhưng công ty hộp kim loại cũng có thể tính toán hàng tồn kho nguyên liệu,  khoản phải thu thương mại và số dư cuối kỳ phải trả thương mại. Một tỷ lệ nguyên vật liệu được mua trước  khi được dung để sản xuất và do đó sẽ có một lượng nguyên vật liệu tồn kho vào cuối tháng 3 bằng 50% nhu cầu bán hàng của tháng 4. Nếu doanh thu của tháng 4 được dự báo là 700.000 đô la thì lượng hàng tồn kho sẽ 

là 87.500 đô la (700.000 đô la x 0,25 x 0,50). Các khoản phải thu vào cuối tháng 3 dự kiến là 621.900 đô la  (136.800 đô la vẫn còn phải thu từ doanh thu của tháng 2 cộng với 297.000 đô la và 188.100 đô la từ doanh 

thu của Tháng Ba), các khoản phải trả thương mại sẽ bằng không vì công ty trả tiền ngay cho tất cả các giao  dịch. 

Cuối cùng, ngân sách tiền mặt có thể được sử dụng để giám sát và đánh giá hiệu suất. Nếu công ty hộp kim  loại có 780.000 đô la nợ phải thu chưa thanh toán vào cuối tháng 3 so với 621.900 đô la đã được lập ngân sách,  thì điều này cho thấy rằng khách hàng mất nhiều thời gian hơn để thanh toán so với các điều khoản đã thỏa  thuận (giả sử rằng doanh thu bán hàng đã được lập ngân sách). Đồng thời nó cũng cho thấy người chịu trách  nhiệm thu hồi công nợ kém hiệu quả.