Đối với các mục đích của kỳ thi FA1, FA2 và FFA/FA, giả định rằng mọi đơn vị đều sử dụng hệ thống kế toán trên máy vi tính và hệ thống bán hàng cũng như mua hàng được tích hợp vào hệ thống kế toán.

Điều này có nghĩa là việc bán hàng và mua hàng không còn ghi chép trên một hệ thống riêng biệt và sau đó được nhập thủ công vào hệ thống kế toán. Thay vào đó, bất cứ khi nào một đơn vị ghi nhận một giao dịch mua hoặc bán, các bản ghi khác nhau sẽ được cập nhật tự động đồng thời. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá một giao dịch mua/bán đơn giản và xem xét cách cập nhật sổ sách kế toán cho từng giao dịch.

Vì mục đích của bài viết này, chúng tôi sẽ bỏ qua thuế liên quan đến việc bán hàng và bất kỳ số dư chuyển tiếp của các kỳ nào có thể tồn tại do giao dịch trong năm trước. Chúng tôi cũng sẽ không xem xét các tài khoản sổ cái được ‘cân bằng’ như thế nào và thay vào đó, sẽ tập trung vào việc ghi chép ban đầu về việc bán/mua và thu tiền/thanh toán sau đó.

Doanh thu và mua hàng được ghi lại như thế nào

Trong trường hợp này, Farida là thương nhân duy nhất thiết kế và sản xuất phụ kiện cho thú cưng. Chúng bao gồm các sản phẩm như vòng cổ, bát ăn, đồ chơi và dây xích.

Farida không bán cho trực tiếp cho người mua mà thay vào đó, cô bán độc quyền sản phẩm của mình cho các doanh nghiệp khác như cửa hàng thú cưng và siêu thị.

Pierre là một thương nhân khác. Anh ta điều hành một cửa hàng thú cưng nhỏ và là một trong những khách hàng thường xuyên của Farida.

Vào ngày 1 tháng 1 năm 20X1, Pierre đã sử dụng trang web của Farida để đặt hàng 100 chiếc vòng cổ cho chó với giá 5 đô la một chiếc vòng cổ. Đây là lần bán hàng đầu tiên của Farida trong năm mới nhưng Pierre đã là khách hàng lâu năm và cô ấy cho phép anh ấy nợ trong 60 ngày.

Đầu tiên, chúng tôi sẽ xem xét giao dịch từ quan điểm của Farida và tác động đối với hồ sơ kế toán của cô ấy trước khi xem xét cách Pierre sẽ ghi lại giao dịch mua cho doanh nghiệp của anh ấy.

Giao dịch bán hàng – Hồ sơ kế toán của Farida

Khi Farida nhận được đơn đặt hàng, cô ấy đã sắp xếp để gửi hàng hóa để giao trong ngày cùng với một phiếu giao hàng bao gồm số lượng vòng cổ đã đặt, ngày giao hàng và địa chỉ mà Pierre đã yêu cầu các hàng hóa được gửi đến.

Sau khi giao hàng xong và Pierre nhận hàng, Farida đã tạo hóa đơn bán hàng trong hệ thống kế toán của mình để yêu cầu Pierre thanh toán. Thông qua việc tạo hóa đơn bán hàng, hệ thống kế toán của Farida đã thực hiện hai việc:

1. Tạo hóa đơn bán hàng ở định dạng mà sau đó Farida có thể gửi email hoặc gửi cho Pierre
2. Cập nhật hồ sơ kế toán để phản ánh rằng việc bán hàng cho Pierre đã được thực hiện và số tiền đến hạn thanh toán.

1. Hóa đơn bán hàng

Hóa đơn bán hàng mà Farida đã tạo có thể giống như sau:

2. Hồ sơ kế toán

Khi tạo hóa đơn bán hàng, hệ thống kế toán của Farida sẽ tự động cập nhật lên hồ sơ kế toán của cô ấy để phản ánh việc bán hàng đã được thực hiện cho Pierre. Các bản ghi sẽ được cập nhật là:

• Sổ cái – doanh thu và các khoản phải thu thương mại, và
• Tài khoản khách hàng cá nhân của Pierre, mà Farida gọi là ‘PPS101’ trong hệ thống kế toán của mình

Để cập nhật sổ cái, mục nhật ký sau sẽ được ghi lại (bởi hệ thống) về việc phát hành hóa đơn:

Nợ Phải thu thương mại $500

      Có Doanh thu $500

Điều này sẽ có tác dụng cập nhật từng tài khoản sổ cái như sau:

Điều này thể hiện số dư nợ $500 trong các khoản phải thu thương mại do việc bán hàng cho Pierre.

Tài khoản doanh thu trong sổ cái hiện hiển thị số dư bên có là 500 đô la và số tiền này sẽ được đưa vào như một phần của tổng doanh thu trong báo cáo lãi lỗ của Farida cho năm kết thúc vào ngày 31 tháng 12 năm 20X1, khi báo cáo tài chính được lập.

Tất nhiên, mặc dù đây là lần bán hàng đầu tiên trong năm của cô ấy, Farida sẽ mong đợi những đợt bán hàng khác – một số trong số đó có thể dành cho Pierre nhưng các lần bán hàng sau sẽ dành cho những khách hàng khác.

Khi Farida bán được nhiều hàng hơn, các khoản phải thu thương mại và sổ cái doanh thu sẽ được cập nhật để chúng không chỉ bao gồm doanh số bán hàng cho Pierre mà còn tổng doanh số bán hàng được thực hiện trong cả năm và tổng số tiền nợ của tất cả các khách hàng trả sau.

Do đó, để Farida biết Pierre nợ cô ấy bao nhiêu tiền và những giao dịch nào đã được thực hiện với cá nhân anh ta, tài khoản khách hàng cá nhân của anh ta sẽ được cập nhật tự động cùng lúc với các tài khoản sổ cái chung được cập nhật:

Mỗi khách hàng sẽ có một tài khoản khách hàng riêng liệt kê tất cả các giao dịch riêng lẻ với khách hàng đó. Những tài khoản này đôi khi được gọi là ‘sổ cái phụ’ vì chúng tách biệt với các tài khoản sổ cái chung chính, nơi thực hiện ghi sổ kế toán kép và bao gồm các giao dịch và số dư liên quan đến mọi khách hàng trong tổng thể khoản phải thu .

Điều quan trọng là Farida phải lưu giữ hồ sơ chính xác về doanh thu và các khoản phải thu thương mại của mình để cô ấy biết tổng doanh số bán hàng mà cô ấy đã thực hiện và tổng số tiền mà tất cả các khách hàng nợ cô ấy. Tuy nhiên, điều quan trọng không kém là cô ấy phải theo dõi riêng số tiền từng khách hàng cá nhân– nếu không cô ấy sẽ không thể quản lý chính xác dòng tiền của mình hoặc có thể không biết về khách hàng nào có nguy cơ thanh toán trễ.

Cùng với việc được cập nhật cho bất kỳ giao dịch bán hang nào được thực hiện, tài khoản phải thu thương mại trong sổ cái chung và tài khoản khách hàng cá nhân có liên quan cũng sẽ bị giảm khi khách hàng thanh toán.

Chẳng hạn, nếu Pierre thanh toán tiền hàng vào ngày 15 tháng 1 năm 20X1, Farida sẽ ghi lại phiếu thu vào hệ thống kế toán của mình và sẽ có thể đối chiếu phiếu thu với hóa đơn bán hàng, cho thấy phiếu thu là từ Pierre. Điều này sẽ khiến sổ cái chung của cô ấy được cập nhật (tự động) với mục nhật ký sau:

Nợ Tiền $500

      Có Phải thu thương mại $500

Các tài khoản sổ cái chung sau đó sẽ hiển thị như sau:

Hiện có một khoản dư nợ trị giá 500 đô la trong tài khoản sổ cái các khoản phải thu thương mại được tham chiếu đến ‘Tiền’, cho biết rằng đã có phiếu thu từ một khách hàng trả sau. Vì các khoản ghi nợ hiện bằng với các khoản ghi có, có nghĩa là các khoản phải thu thương mại đang thể hiện số dư bằng không từ khách hàng.

Tài khoản tiền trong sổ cái hiện hiển thị số dư nợ 500 đô la được tham chiếu đến các khoản phải thu thương mại, thể hiện số dư tiền mặt dương do nhận được từ một khách hàng trả sau.

Cùng với việc cập nhật các tài khoản sổ cái chung, tài khoản khách hàng cá nhân của Pierre sẽ được cập nhật đồng thời và giờ sẽ cho thấy rằng anh ta không còn khoản nợ phải trả nào:

Theo quan điểm của Farida, giao dịch này là một giao dịch bán. Tuy nhiên, theo quan điểm của Pierre, đây là một giao dịch mua hàng hóa.

Vì mục đích của bài viết này, chúng tôi sẽ giả định rằng Pierre đã không ghi lại bất kỳ mục nhập hàng nào trong hệ thống kế toán cho đến khi anh ấy nhận được hóa đơn bán hàng từ Farida. Theo quan điểm của Pierre, hóa đơn bán hàng do Farida phát hành sẽ được gọi là ‘hóa đơn mua hàng’ đây là cách phân loại trong hồ sơ kế toán của anh ấy. Cũng giống như cách các bút toán của Farida cập nhật tài khoản sổ cái chung của cô ấy và  tài khoản khách hàng cá nhân của Pierre  , các bút toán kế toán của Pierre sẽ cập nhật tài khoản sổ cái chung của anh ấy và  tài khoản nhà cung cấp cá nhân của Farida  . Các tài khoản nhà cung cấp cá nhân là hồ sơ cho từng nhà cung cấp của Pierre để anh ta có thể theo dõi và quản lý số tiền phải trả cho từng nhà cung cấp và hoạt động theo cách tương tự như các tài khoản khách hàng cá nhân.

Khi nhập thông tin chi tiết từ hóa đơn mua hàng nhận được (tức là hóa đơn bán hàng mà Farida đã gửi) vào hệ thống kế toán, Pierre sẽ bao gồm giao dịch mua từ Farida. Điều này có nghĩa là hệ thống kế toán sẽ tự động cập nhật sổ cái chung và tài khoản nhà cung cấp riêng lẻ của Farida.

Các tài khoản sổ cái chung sẽ được cập nhật là mua hàng và phải trả thương mại, với mục nhật ký sau:

Nợ Mua hàng $500

       Có Phải trả thương mại $500

Đây thực sự là một hình ảnh phản chiếu các mục kế toán của Farida. Thay vì số dư nợ trong các khoản phải thu thương mại và số dư có trong doanh thu, hồ sơ kế toán của Pierre sẽ hiển thị số dư nợ trong tài khoản mua hàng và số dư có trong các khoản phải trả thương mại.

Tài khoản nhà cung cấp cá nhân của Farida sẽ được cập nhật đồng thời và hiện sẽ cho thấy rằng anh ta có nghĩa vụ thanh toán cho Farida $500:

Tham chiếu ‘F8421’ là số tài khoản được lập cho tài khoản nhà cung cấp cá nhân của Farida trong hệ thống kế toán của Pierre. Các doanh nghiệp sẽ chọn hệ thống tham chiếu riêng cho khách hàng và nhà cung cấp để giúp họ theo dõi các giao dịch cá nhân.

Khi Pierre thực hiện thanh toán cho Farida, anh ta sẽ cập nhật hồ sơ kế toán trong sổ cái chung và tài khoản nhà cung cấp cá nhân của Farida để phản ánh khoản thanh toán được thực hiện:

Nợ  Phải trả thương mại $500

       Có Tiền $500

Khi thực hiện mục này trong hệ thống kế toán, Pierre cũng sẽ đảm bảo rằng anh ấy sử dụng chức năng của hệ thống kế toán của mình để khoản thanh toán được phân bổ vào tài khoản nhà cung cấp cá nhân của Farida:

Giờ đây, hồ sơ kế toán của Pierre sẽ vẫn hiển thị tổng hàng mua là 500 đô la nhưng không có khoản nợ nào đối với Farida hoặc bất kỳ nhà cung cấp nào khác.